Třetí část se zabývá náhradou jízdních výdajů, ubytováním a poskytnutím stravenek.
Náhrada jízdních výdajů
Za použití soukromého vozidla pro služební účely přísluší základní náhrada za každý 1 km jízdy a náhrada za spotřebované pohonné hmoty.
Základní náhrada u osobních vozidel je 3,70 Kč/km.
Náhrada za spotřebované pohonné hmoty je odvozena z technických parametrů vozidla (průměrný údaj o spotřebě podle technického průkazu) a ceny pohonné hmoty prokázané dokladem nebo v případě více dokladů aritmetickým průměrem. V případě, že nedojde k prokázání skutečné ceny pohonných hmot, využije se následujícího výpočtu průměrné výše náhrady:
- u benzinu 95 oktanů: 35,70 Kč/l,
- u benzinu 98 oktanů: 37,90 Kč/l,
- u motorové nafty: 36,00 Kč/l.
Výpočet - náhrada na 1 km = 3,70 Kč + průměrná spotřeba dle TP na 100 km / 100 * cena PHM.
Náhrada za spotřebované pohonné hmoty za kilometry ujeté mimo území České republiky při zahraniční pracovní cestě přísluší v cizí měně.
Ubytování
Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Zaměstnavatel však může před začátkem pracovní cesty určit parametry ubytování - např. max. výši ceny, max. počet hvězdiček hotelu, apod. Ubytování u příbuzných nelze proplatit ani za ně poskytnout paušální částku, protože jej (výši, počet dnů, zahrnuté služby) nelze prokázat. Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i když musel po tuto dobu zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby výdaje za ubytování uhradit.
Stravenky
Zaměstnavatel může (ale nemusí) svým zaměstnancům poskytovat stravenky. Pravidla poskytování je vhodné upravit ve vnitřní směrnici. Poskytování stravenek je vnímáno jako benefit pro zaměstnance. Poskytnutí stravenky nenahrazuje poskytnutí stravného, na které má na rozdíl od stravenky zaměstnanec zákonný nárok.
Na straně zaměstnavatele jde o daňově uznatelný náklad do výše 70 % sazby stravného a 55 % nominální hodnoty stravenky. Pro zaměstnavatele je příspěvek osvobozen od odvodů na sociálním a zdravotním pojištění a pro zaměstnance nepodléhá příspěvek dani z příjmu fyzických osob ani odvodům na sociální a zdravotní pojištění.
Maximální daňovou úsporu na straně zaměstnavatele i zaměstnance dosáhnete při nominální hodnotě stravenky 100 Kč.
Zaměstnanci náleží stravenka pouze za odpracovanou směnu v délce min. 3 hodiny. Stravenkou by měla být pokryta hodnota jednoho hlavního jídla. Pokud zaměstnanec odpracuje v jeden den dvě směny v délce alespoň 11 hod včetně přestávek, má nárok na dvě stravenky.
Zaměstnanec nemá nárok na stravenku v případě
- nemoci,
- dovolené,
- má-li nárok na stravné (tuzemské nebo zahraniční),
- neodpracoval celou směnu.
Částku ve výši 55% z nominální hodnoty stravenky může zaměstnavatel zahrnout do daňově uznatelných nákladů. Zbývající část zaměstnanci hradí ze svého (v praxi je sráženo ze mzdy) nebo ji hradí zaměstnavatel ze zisku po zdanění. Zaměstnanci pak zbývající část není dodaňována.